Mangelfuldt ledelsestilsyn, højt forbrug af vikarer og indkøb foretaget i strid med regionens retningslinjer. Det er nogle af de fund, som det statsautoriserede revisionsfirma BDO har gjort sig efter en undersøgelse af specialinstitutionen Kofoedsminde på Lolland.
Kofoedsminde, der blandt andet huser kriminelle udviklingshæmmede, var omdrejningspunkt for
en række artikler i Fagbladet FOA i løbet af foråret. Heri fremgik det blandt andet, at udgifterne til vikarer blev tidoblet, samt at vikarydelser blev købt hos et firma, hvis ejer sås privat med Kofoedsmindes viceforstander, Flemming Lund, som i april fratrådte sin stilling efter gensidig overenskomst med regionen.
Efterfølgende valgte regionen at bede BDO foretage en ekstern undersøgelse af økonomien på Kofoedsminde. Det skete på baggrund af flere anonyme beskyldninger mod institutionen – eller som BDO beskriver det indledende forløb i sin rapport:
”Region Sjælland har udtrykt bekymring for, om der på institutionen Kofoedsminde kan være sket besvigelser ved anvendelse af vikarer som følge af overfakturering, honorering af samhandel, modydelser og sammenblanding af privat og regional økonomi ved indkøb af aktiver.”
Mangelfuld bilagsbehandling
BDO har blandt andet gennemgået bilag for indkøb, forbruget af vikarer samt ledelsestilsyn. Og nu konstaterer revisionsfirmaet blandt andet, at der i forhold til indkøb er en generel mangelfuld bilagsbehandling, fordi der i mange tilfælde kun er én person, der har attesteret bilagene.
“Regionens regler om attestation og anvisning vurderes derved ikke efterlevet, idet det fremgår af retningslinjerne, at en rekvirent ikke må godkende egne dispositioner,” står der i rapporten.
I forhold til vikarforbruget konkluderer BDO, at Kofoedsminde hvert år i årene fra 2016-2018 havde et vikarforbrug, der overskred det faktiske personaleforbrug. I 2018 lå vikarforbruget 12 procent over det beregnede personalebehov.
I rapporten har regionen forklaret det med, at den årlige fraværsprocent har ligget på omkring 10 procent, samt at der i 2018 skete en stigning i antallet af særligt sikrede pladser og tillægsydelser, hvilket krævede mere personale.
Ufuldstændig dokumentation
BDO konstaterer desuden, at ledelsen ikke i tilstrækkelig grad har sørget for, at der er ført tilsyn med de timer, der er faktureret for vikarer samt det antal timer, der rent faktisk er præsteret.
“Der er på en række områder en ufuldstændig dokumentation af ledelsestilsyn m.v.,” står der i rapporten.
Det får i sammenfatningen BDO til at konkludere:
“Vi har samlet set ved gennemgangen ikke konstateret forhold, som påviser, at der skulle være forekommet besvigelser. Men som det fremgår, er der konstateret en række ufuldstændigheder i ledelsestilsyn og dokumentation m.v., hvorfor det med baggrund i den foretagne gennemgang heller ikke kan afvises, at der kan have forekommet besvigelser også inden for de gennemgåede områder.”
Mål om færre eksterne vikarer
I en pressemeddelelse oplyser Region Sjælland, at den samarbejder med BDO om at se på, hvordan der skal rettes op på interne procedurer og arbejdsgange omkring indkøb. BDO skal efterfølgende kontrollere, at det bliver efterlevet.
Desuden har Region Sjælland og Kofoedsminde i sidste uge fremlagt en indsatsplan for Udvalget for Social og Psykiatri i Region Sjælland.
Et af målene med planen er at opnå et højere uddannelsesniveau blandt de ansatte på Kofoedsminde, så 60 procent af ledige stillinger fremadrettet bliver besat af ansøgere med faglig uddannelse.
Derudover skal antallet af eksterne vikarer nedbringes, så forbruget af eksterne vikarer målt i forhold til det samlede antal vikarer og interne fleksible medarbejdere falder fra et niveau på 60 procent i 2018 til 25 procent med udgangen af 2020.
FOA: På tide med interesse for Kofoedsminde
Socialdirektør i Region Sjælland Michael Nørgaard siger i en pressemeddelelse:
"Vi er glade for, at den eksterne revision ikke har fundet tegn på kriminelle forhold i undersøgelsen. Det har ligget os meget på sinde at komme til bunds i de forhold, vi som offentlig institution har mulighed for at undersøge. Det har ikke givet os grundlag for at mistænke besvigelser eller overfakturering," siger Michael Nørgaard. Han tilføjer dog:
"Det står klart, at dokumentationen i flere tilfælde har været mangelfuld. Der har været flere tilfælde, hvor der ikke har været fire øjne på diverse indkøb. Vi ønsker derfor også at styrke ledelsen på Kofoedsminde med en profil, der har de rette kompetencer på det administrative område til at kunne rette op og sikre den rette kombination af faglighed i ledelsen af institutionen."
Hos FOA kritiserer formand for Social- og Sundhedssektoren Torben Hollmann regionen:
“Regionen må bevise, at den interesserer sig for det her område. Det har den tydeligvis ikke gjort før. Ellers havde det ikke ligget og flydt sådan. Det er stærkt påkrævet, at regionen stepper op og sætter en ordentlig ledelse ind,” siger han.